Ketika membicarakan bagian Human Resources atau Sumber Daya Manusia, banyak orang langsung membayangkan proses rekrutmen, wawancara kandidat, atau kegiatan pelatihan karyawan. Padahal, pekerjaan di bidang SDM jauh lebih luas dari itu. Di balik proses pengelolaan karyawan yang berjalan dengan baik, terdapat berbagai pekerjaan administratif dan operasional yang harus dilakukan secara tertib. Salah satu peran yang banyak terlibat dalam proses tersebut adalah Staf Sumber Daya Manusia atau Staf SDM.
Staf SDM menjadi bagian yang membantu memastikan berbagai proses administrasi sumber daya manusia dapat berjalan sesuai prosedur organisasi. Pekerjaannya dapat berkaitan dengan penyusunan uraian jabatan, administrasi jaminan sosial, pengupahan, hingga penerapan kebijakan manajemen sumber daya manusia. Artinya, pekerjaan Staf SDM bukan sekadar mengurus dokumen karyawan, tetapi juga membutuhkan pemahaman terhadap proses dan standar yang digunakan dalam pengelolaan SDM.
Di Indonesia, kompetensi bidang Manajemen Sumber Daya Manusia salah satunya memiliki acuan dalam Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 149 Tahun 2020 tentang Penetapan SKKNI bidang Manajemen Sumber Daya Manusia. Regulasi tersebut berstatus berlaku dan menjadi salah satu dasar penyusunan kompetensi di bidang MSDM.
Lalu, seperti apa sebenarnya pekerjaan Staf SDM dan kompetensi apa saja yang perlu dikuasai?
1. Apa Itu Staf SDM?
Staf SDM adalah tenaga kerja yang menjalankan berbagai fungsi operasional dan administratif dalam pengelolaan sumber daya manusia di organisasi. Posisi ini dapat ditemukan dengan berbagai nama, seperti HR Staff, Human Resources Staff, Human Capital Staff, atau Staf Administrasi SDM, tergantung struktur organisasi masing-masing perusahaan.
Meskipun nama jabatannya dapat berbeda, pekerjaan yang dilakukan biasanya tetap berhubungan dengan proses pengelolaan SDM. Staf SDM dapat membantu menyiapkan dokumen terkait jabatan, mengelola administrasi karyawan, mendukung proses pengupahan, mengelola administrasi jaminan sosial, serta membantu penerapan kebijakan SDM di lingkungan kerja.
Karena berhubungan langsung dengan data dan administrasi tenaga kerja, pekerjaan ini membutuhkan ketelitian. Kesalahan dalam pengelolaan data atau dokumen SDM dapat menimbulkan masalah administratif dan memengaruhi proses kerja bagian lain.
Karena itu, Staf SDM tidak cukup hanya mampu menyelesaikan pekerjaan administratif. Mereka juga perlu memahami mengapa suatu proses dilakukan, standar apa yang digunakan, dan bagaimana pekerjaan tersebut diterapkan dalam konteks organisasi.
2. Apa Saja Tugas Staf SDM?
Tugas Staf SDM dapat berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Perusahaan dengan struktur organisasi yang besar biasanya memiliki pembagian fungsi HR yang lebih spesifik, sedangkan perusahaan yang lebih kecil dapat memberikan cakupan pekerjaan yang lebih luas kepada satu orang Staf SDM.
Namun, jika dilihat dari skema kompetensi Staf Sumber Daya Manusia yang mengacu pada SKKNI No. 149 Tahun 2020, terdapat beberapa area kompetensi yang menjadi bagian penting dari pekerjaan tersebut.
Menyusun Uraian Jabatan
Salah satu kompetensi yang perlu dikuasai adalah kemampuan menyusun uraian jabatan. Uraian jabatan membantu menjelaskan suatu posisi dalam organisasi, termasuk pekerjaan dan tanggung jawab yang melekat pada jabatan tersebut.
Uraian jabatan yang jelas dapat membantu organisasi memahami apa yang harus dilakukan oleh seseorang dalam posisi tertentu. Dokumen ini juga dapat menjadi salah satu dasar dalam proses pengelolaan SDM lainnya.
Mengelola Administrasi Jaminan Sosial
Staf SDM juga dapat terlibat dalam administrasi jaminan sosial bagi pekerja. Proses ini membutuhkan ketelitian karena berkaitan dengan data tenaga kerja dan administrasi kepesertaan.
Dalam praktiknya, pekerjaan administrasi jaminan sosial perlu dilakukan secara tertib agar informasi yang dikelola dapat digunakan dengan benar sesuai prosedur yang berlaku.
Mengelola Administrasi Pengupahan
Pengupahan merupakan bagian lain yang membutuhkan ketelitian dalam pekerjaan SDM. Administrasi pengupahan tidak hanya berkaitan dengan angka, tetapi juga dengan pengelolaan data dan dokumen yang mendukung proses pembayaran hak pekerja.
Staf SDM perlu memahami prosedur yang berlaku di organisasi serta memastikan administrasi yang menjadi tanggung jawabnya dilakukan secara akurat.
Menerapkan Kebijakan MSDM
Staf SDM juga perlu memahami bagaimana kebijakan manajemen sumber daya manusia diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari. Kebijakan yang sudah ditetapkan perusahaan perlu diterjemahkan ke dalam proses administrasi dan operasional yang dapat dijalankan.
Empat unit tersebut tercantum dalam skema Staf Sumber Daya Manusia yang dipublikasikan ICC dan juga digunakan dalam berbagai skema sertifikasi yang tercatat pada sistem BNSP.
3. Empat Kompetensi Utama dalam Skema Staf SDM
Jika ingin memahami Staf SDM dari sisi kompetensi, empat unit berikut menjadi bagian penting untuk diperhatikan:
| No. | Kode Unit | Unit Kompetensi |
|---|---|---|
| 1 | M.70SDM01.010.2 | Menyusun Uraian Jabatan |
| 2 | M.70SDM01.058.2 | Melakukan Administrasi Jaminan Sosial |
| 3 | M.70SDM01.057.2 | Melakukan Administrasi Pengupahan |
| 4 | M.70SDM01.059.2 | Melakukan Administrasi Penerapan Kebijakan MSDM |
Keempat unit tersebut merupakan bagian dari skema Staf SDM yang mengacu pada SKKNI No. 149 Tahun 2020.
Menariknya, empat kompetensi tersebut menunjukkan bahwa pekerjaan Staf SDM memiliki cakupan yang cukup spesifik. Posisi ini bukan hanya tentang berkomunikasi dengan karyawan, tetapi juga mengenai kemampuan menjalankan proses administrasi SDM sesuai standar kompetensi yang ditetapkan.
4. Mengapa Staf SDM Perlu Memahami Standar Kompetensi?
Dalam pekerjaan SDM, pengalaman memang penting. Namun, pengalaman saja belum tentu menunjukkan bahwa seluruh pekerjaan telah dilakukan berdasarkan standar kompetensi tertentu.
Seseorang mungkin sudah terbiasa mengelola data karyawan atau membantu proses administrasi pengupahan. Tetapi ketika diminta menjelaskan proses, dasar pekerjaannya, dokumen yang digunakan, atau cara memastikan pekerjaan dilakukan sesuai standar, tingkat pemahamannya bisa berbeda-beda.
Di sinilah standar kompetensi menjadi relevan.
SKKNI No. 149 Tahun 2020 menetapkan standar kompetensi kerja di bidang Manajemen Sumber Daya Manusia, termasuk pemetaan unit kompetensi serta pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang diperlukan dalam pengelolaan SDM. Regulasi tersebut saat ini tercatat berstatus berlaku pada JDIH Kementerian Ketenagakerjaan.
Dengan memahami standar tersebut, Staf SDM dapat melihat pekerjaannya bukan hanya sebagai rutinitas administratif, tetapi sebagai bagian dari fungsi profesional yang memiliki kompetensi tertentu.
5. Apa Hubungan Staf SDM dengan Sertifikasi Kompetensi?
Sertifikasi kompetensi merupakan proses untuk menilai apakah seseorang memenuhi kompetensi sesuai skema yang diujikan. Jadi, sertifikasi tidak sama dengan sekadar mengikuti pelatihan.
Dalam pelatihan, peserta memperoleh pembelajaran untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Sementara dalam sertifikasi kompetensi, peserta mengikuti proses asesmen untuk mengetahui kesesuaiannya dengan standar kompetensi pada skema yang dipilih.
Untuk skema Staf Sumber Daya Manusia, ICC menjelaskan bahwa peserta dapat dipersiapkan melalui pelatihan berbasis kompetensi sebelum mengikuti proses asesmen oleh Lembaga Sertifikasi Profesi atau LSP terkait.
Karena itu, seseorang yang bekerja sebagai Staf SDM dapat menggunakan sertifikasi sebagai salah satu cara untuk mendapatkan pengakuan formal atas kompetensi yang dimilikinya sesuai skema sertifikasi yang diikuti.
6. Siapa yang Cocok Mengikuti Sertifikasi Staf SDM?
Skema Staf SDM pada dasarnya berkaitan dengan tenaga kerja yang menjalankan fungsi pengelolaan sumber daya manusia. Sasaran peserta dapat mencakup staf atau karyawan yang bekerja di bidang MSDM.
Namun, sebelum mendaftar, penting untuk melihat kesesuaian antara pekerjaan sehari-hari dengan unit kompetensi dalam skema. Jangan hanya memilih sertifikasi berdasarkan nama jabatan.
Misalnya, seseorang memiliki jabatan HR Staff, tetapi pekerjaan utamanya hanya menangani recruitment. Sementara itu, orang lain dengan jabatan yang sama lebih banyak menangani administrasi karyawan, pengupahan, jaminan sosial, dan dokumen SDM.
Keduanya sama-sama menggunakan nama jabatan HR Staff, tetapi aktivitas kerjanya dapat berbeda.
Karena itu, memahami skema sertifikasi dan unit kompetensinya menjadi langkah penting sebelum mengikuti sertifikasi.
7. Staf SDM Tidak Hanya Membutuhkan Ketelitian
Ketelitian memang menjadi salah satu kemampuan penting dalam pekerjaan administrasi SDM. Namun, pekerjaan ini tidak berhenti pada kemampuan menginput atau menyimpan data.
Staf SDM juga perlu mampu memahami konteks dari data dan dokumen yang dikelola. Misalnya, ketika mengelola administrasi pengupahan, seseorang perlu memahami proses yang sedang dijalankan, bukan sekadar memasukkan angka ke dalam sistem.
Hal yang sama berlaku ketika menyusun uraian jabatan. Dokumen tersebut harus menggambarkan pekerjaan dan tanggung jawab suatu posisi secara jelas sehingga dapat digunakan sebagai bagian dari proses pengelolaan SDM.
Dengan demikian, kemampuan administratif perlu berjalan bersama pemahaman terhadap proses MSDM.
8. Bagaimana Sertifikasi Dapat Mendukung Pengembangan Karier Staf SDM?
Karier di bidang SDM dapat berkembang seiring bertambahnya pengalaman dan kompetensi. Seseorang dapat memulai dari pekerjaan administratif kemudian berkembang ke fungsi SDM yang memiliki tanggung jawab lebih luas.
Dalam proses tersebut, pengembangan kompetensi menjadi bagian yang penting. Sertifikasi dapat menjadi salah satu bentuk pengakuan kompetensi yang melengkapi pengalaman kerja dan pendidikan.
Namun, sertifikasi sebaiknya tidak dipandang sebagai satu-satunya faktor dalam perkembangan karier. Pengalaman, kemampuan menjalankan pekerjaan, pemahaman terhadap regulasi, kemampuan menggunakan sistem HR, komunikasi, serta kemampuan menyelesaikan masalah tetap menjadi bagian dari perkembangan seorang profesional SDM.
Dengan kata lain, sertifikasi dapat menjadi salah satu bagian dari perjalanan profesional, bukan pengganti pengalaman kerja.
9. Apa yang Perlu Dipersiapkan Sebelum Mengikuti Sertifikasi Staf SDM?
Sebelum mengikuti sertifikasi, calon peserta sebaiknya memahami terlebih dahulu skema yang akan diikuti. Perhatikan unit kompetensi yang tercantum dan hubungkan dengan pengalaman atau pekerjaan yang pernah dilakukan.
Persiapan juga dapat mencakup dokumen administrasi, pengalaman kerja, portofolio, serta formulir yang dipersyaratkan oleh LSP. ICC menjelaskan bahwa proses asesmen pada program Staf SDM dapat mencakup pra-asesmen, pengumpulan dan verifikasi dokumen atau portofolio, asesmen, serta metode lain seperti praktik, tes tertulis, dan wawancara sesuai kebutuhan skema.
Karena persyaratan dan mekanisme asesmen dapat mengikuti ketentuan LSP yang menyelenggarakan sertifikasi, calon peserta tetap perlu memeriksa persyaratan terbaru sebelum mendaftar.
Jika kamu masih bingung membaca sebuah skema sertifikasi, kamu juga dapat membaca artikel Cara Membaca Skema Sertifikasi Sebelum Mendaftar agar lebih memahami hubungan antara jabatan, unit kompetensi, dan proses sertifikasi.
10. Mengapa Kompetensi Staf SDM Penting bagi Organisasi?
Pengelolaan SDM berhubungan langsung dengan orang-orang yang bekerja di dalam organisasi. Karena itu, proses administrasinya perlu dilakukan secara tertib dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Staf SDM menjadi salah satu pihak yang membantu memastikan proses tersebut berjalan dengan baik. Ketika staf memahami standar pekerjaannya, organisasi memiliki dasar yang lebih jelas untuk memastikan fungsi administrasi SDM dilakukan oleh personel yang memiliki kompetensi sesuai kebutuhan.
Pentingnya Kompetensi dan Sertifikasi Staf SDM
Kebutuhan terhadap tenaga kerja yang kompeten juga menjadi salah satu alasan pemerintah menetapkan Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 115 Tahun 2022 tentang pemberlakuan wajib sertifikasi kompetensi kerja bagi tenaga kerja bidang Manajemen Sumber Daya Manusia.
Karena itu, ketentuan wajib sertifikasi tidak sebaiknya dipahami secara umum sebagai kewajiban yang otomatis berlaku untuk setiap orang yang memiliki jabatan Staf SDM. Kesesuaian dengan ruang lingkup aturan tetap perlu diperiksa.
Kesimpulan
Staf SDM memiliki peran penting dalam memastikan berbagai proses administrasi dan operasional sumber daya manusia berjalan dengan baik. Pekerjaannya tidak hanya berkaitan dengan dokumen karyawan, tetapi juga membutuhkan pemahaman terhadap uraian jabatan, administrasi jaminan sosial, pengupahan, serta penerapan kebijakan MSDM.
Pada akhirnya, menjadi Staf SDM yang kompeten bukan hanya tentang memiliki sertifikat. Kompetensi perlu terlihat dari kemampuan menjalankan pekerjaan dengan benar, memahami proses yang dilakukan, serta menerapkan pengetahuan dan keterampilan tersebut dalam lingkungan kerja.
Staf SDM adalah tenaga kerja yang menjalankan berbagai fungsi operasional dan administratif dalam pengelolaan sumber daya manusia di organisasi.
Dalam skema Staf Sumber Daya Manusia yang mengacu pada SKKNI No. 149 Tahun 2020, terdapat empat unit kompetensi, yaitu menyusun uraian jabatan, administrasi jaminan sosial, administrasi pengupahan, dan administrasi penerapan kebijakan MSDM.
Kebutuhan sertifikasi perlu dilihat berdasarkan jabatan, skema, dan ketentuan yang berlaku. Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 115 Tahun 2022 mengatur pemberlakuan wajib sertifikasi kompetensi bagi tenaga kerja bidang MSDM dalam ruang lingkup tertentu.
Pelatihan berfokus pada proses pembelajaran untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan, sedangkan sertifikasi kompetensi melibatkan proses asesmen untuk menilai kompetensi peserta berdasarkan skema yang diikuti.
Sertifikasi Staf SDM relevan bagi staf atau tenaga kerja yang menjalankan fungsi pengelolaan SDM dan memiliki aktivitas kerja yang sesuai dengan unit kompetensi dalam skema.
Empat unit kompetensi dalam skema yang digunakan ICC adalah Menyusun Uraian Jabatan, Melakukan Administrasi Jaminan Sosial, Melakukan Administrasi Pengupahan, dan Melakukan Administrasi Penerapan Kebijakan MSDM.